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关于电子档案长久保存OFD格式的疑问

发布时间:2020-09-08 浏览次数:

问:目前电子档案的长久保存要用OFD格式还是PDF格式?

参考解答:OFD标准目前已经在国内推出,在党政机关的电子公文系统中都已开始全部引用OFD技术来进行公文的形成,所以未来归档时会采用OFD的格式来作为版式文档类电子文件归档的主流格式。
当然,PDF格式现在也已被采标为国家标准,也有很多单位采用PDF的格式,对于这些单位的PDF的电子文件是否有必要转化为OFD格式来进行长期保存,还是取决于单位自身。
虽然目前PDF转化为OFD的技术可以实现,但是一旦完成转化,就会产生一份OFD文件与一份原有的PDF文件,这将会在一定程度上加大管理成本。总的来说,OFD格式会成为常用的版式类的电子档案保存的主流格式。
    编辑补充:OFD((Open Fixed-layout Document))GB/T 33190-2016是我们国家自主制定,PDF是美国公司制定。
    新《档案法》明确规定要保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源“安全保存”;要采取措施保障“档案信息安全”

第三十五条 各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划,保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设,并采取措施保障档案信息安全。

综合各方面信息,新产生的电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源最好以OFD格式保存,而已有的PDF格式电子文件是否需要转成OFD,可以根据单位情况灵活决定。PDF已有很多年的发展和完善,OFD也需要发展和完善。

OFD标准也给大家准备好了,请看这里 GBT 33190-2016 电子文件存储与交换格式 版式文档.pdf

来源:2020.09.02兰台之家微信公众号 有修改

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