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如何实施数字转型、单轨切换:中国石油数字档案管理系统十问十答

发布时间:2020-07-27 浏览次数:

上周推文引发大家的热议➡️档案实务|数字转型 单轨切换:中国石油数字档案管理系统特色与功能实现(⬅️点击可回看),留言区讨论热烈,读者们提出了很多很有意思也非常有价值的问题,作者给予了及时、认真的答复。为了满足大家深化学习、互动交流的需求,贴心“事儿”将中国石油档案馆副馆长王强、档案信息化部副主任高强针对大家的问题所作的解答汇总于此,形成十问十答。如需了解更多,欢迎继续文后留言。

1. 不同密级的档案如何设置审批权限?

答:为保障系统建设与应用,中国石油制定系列档案信息化标准,其中《档案信息化建设规范 第5部分:系统权限管理》(QSY 10606.5-2017)对系统管理权限的基本原则、系统用户分类和权限配置、权限适用范围等进行了规范。

对于不同密级档案具有不同的审批权限,所属企业内部都有不同的审批流程。如集团总部规定:利用本部门档案需要本部门综合处长审批;利用非本部门档案需要形成部门或归档部门综合处长审批;利用企业普通商密档案需要形成单位综合处长审批;利用核心商密档案、机要档案需要集团办公室主任审批。

2. 审批权限,由形成部门或归档部门审批理论上比较合理。但实际中会遇到问题,如那么长时间后部门变更甚至取消之后怎么办?还有同一个门类下有多个部门形成和归档的内容,那么如何做到按部门细分,是系统识别条目元数据归档部门后就可以自动筛选部门领导吗?

答:(1)档案管理业务规范特别是分类体系的设置对权限具有较大的影响。以管理类档案为例,中国石油总部管理类档案按照职能进行二级分类,没有按照机构名称进行分类,可以较好解决机构名称变化的问题。比如财务管理(二级类目号W07)对应财务部形成或归档的档案,计划管理(二级类目号W06)对应规划计划部形成或归档的档案,其部门名称虽几经变化,如财务资产部、财务部、战略规划部、计划部等,但并不影响归档后档案类别,权限审批流程相对稳定。机构撤销或合并后,档案部门要根据职能调整情况,对审批权限进行相应调整。

     (2)技术上,中国石油档案管理系统可以根据文件产生或归档部门元数据进行审批部门的选择,在选择审批的时候,用户可以选择具体用户进行指向性审批,也可以选择审批角色,系统会读取部门信息后自动将审批事项推送至该部门拥有该角色的用户待办事项下,只要拥有该角色的任意一名用户完成审批,该待办事项自动流转至下一环节。

系统授权示意图

(3)中国石油档案管理系统中除有不同的借阅审批流程外,还设计了“借阅审批加签”功能,能够根据档案的实际情况由档案部门人为指定审批部门和审批人,让审批更加灵活。

3. 会计档案也是单轨管理吗?

答:目前没有全部实现单轨,符合《电子会计档案管理办法》条件的会计档案实行单轨。基本原则是“以什么形式形成,以什么形式归档”。比如内部各业务系统产生的电子出入库单、报销单,外部接收的电子发票等原始凭证,在财务系统制证后形成电子会计凭证,均以电子形式存档。形成时仍是纸质的比如合同、专票等,采取纸质和电子同时存档方式。会计账簿在财务系统形成,全部以电子形式存档。具体在《会计资料归档范围》中明确。部分归档范围如下图所示:

4. 是否所有电子文件均应用了电子签章?是否可信电子签章?

答:中国石油档案管理系统电子文件使用的是中国石油内部统建CA证书机制进行保护,未使用第三方CA证书,可以完成中国石油系统内部的互信自证。 

5. 元数据如何存储?数据库or XML,还是两者都保存?如何保证元数据真实性?业务流程处理的数据作为PDF导出还是作为元数据保存?

答:(1)在线录入、离线导入、数字化成果及历史迁移数据元数据在档案收集阶段采用数据库存储,在档案长久保存阶段生成XML文件与电子文件一同保存;系统集成归档数据元数据使用XML形式传输和保存,同时解析至数据库中方便检索利用。

(2)中国石油档案管理系统针对元数据的真实性主要通过统一元数据标准、收集元数据产生背景信息、多环节检测及数字摘要及签名技术来确保元数据的真实且不被篡改。

(3)业务流程处理的数据主要作为归档电子文件元数据进行保存。

6. 网页归档时里面的视频、动图如何保存?和文本什么关系?

答:中国石油档案管理系统的网页归档采用的是MHTML文件(*.mht)就可以称为聚合HTML文档、Web档案或单一文件网页,这种单个文件网页可将网站的所有元素(包括文本和图形)都保存到单个文件中,由于网页归档均为中石油内部门户,网页中包含的视频及音频中国石油档案管理系统可以通过门户开放的链接地址获取后保存在系统音视频文件库中,利用时仅需点击归档网页文件,即可还原网页全部内容。 

7. 四性检测在业务系统实现还是档案系统实现还是两系统共同实现?用了哪些技术手段?具体检测的几十个项目大概都有哪些?

答:四性检测是在归档集成接口和档案管理系统中分别开展,其中档案管理系统中还分为归档办结和长期保存两个环节开展。具体检测指标按照国家档案局《电子文件归档和电子档案管理规范》《企业数字档案馆建设指南》有关规范要求,并结合中国石油归档业务数据实际情况确定,采用自主研发的四性检测服务开展自动巡检工作,也可根据数据管理员需要随时增加检测任务。

8. EPP封包很不方便,因为涉及将二进制文件编码进xml中,文件很大时将造成很大不便而且不方便阅读,我们档案系统采用的是元数据xml文件 + 电子文件整体打包模式,数据库中的元数据会抽取xml中关键部分,用于检索,崩溃时也可以从归档包进行重建,整体使用KDS光盘库实现整体封装包的归档和长期保存方案。

答:虽然文章中并未特别详细介绍系统封装的技术,但这是一个实践工作内容之一。读者的留言应该指的是集成接口归档的数据封装,EPP应该是指增强型并行接口协议。封装本就是根据各家自身系统数据情况自行选择方案,中国石油档案管理系统的封装针对的不仅仅是接口数据,还有在线录入、数字化导入、历史数据迁移等多个方面的数据,我们把结构化信息放在xml里面,二进制文件和xml按照卷件关系组织成文件夹,整体压缩到数据封装包里。这种技术方案不管是检测、索引还是系统数据保护等方面,都可以基于2.0系统的功能使用情况灵活调用。

9. 工程图纸的电子版的保存格式都有哪些?离线提供利用,都做了哪些技术保护措施?

答:2.0系统中保存的工程图纸格式包括DWG格式、PDF格式、JPEG格式和TIFF格式等,这些文件均可提供离线利用,用户在线借阅申请批准后,可下载加密格式的离线文件,用户使用离线加密文件需使用系统独立开发的文件阅读器,但仅靠文件阅读器无法直接打开离线借阅文件,需要用户在系统中通过个人硬件UKEY另行申请一个系统配发的阅读器软证书,该证书将记录用户申请证书时的计算机硬件信息及相关UKEY认证信息,只有文件阅读器识别用户软证书、用户计算机硬件信息和文件借阅审批信息符合后,用户才能在阅读器中进行离线利用;将软证书拷贝至其他电脑或者借用他人软证书,均无法打开离线文件。

10. 这个2.0的系统很不容易,升级过程用了多长时间?

答:国家档案局高度重视企业数字档案馆建设,2013年以来陆续发布多项企业电子文件归档、电子档案管理和数字档案馆建设等方面的标准规范和操作指南,为企业数字档案馆建设提供了科学指引。为认真贯彻落实国家档案局各项工作部署,中国石油将档案信息化纳入公司信息化总体规划,同步推进。2017年12月,正式启动中国石油档案管理系统2.0建设,按项目启动、需求分析、详细方案设计、系统配置与测试、数据准备与用户培训、系统上线和验收七个阶段划分开展具体工作,其中项目启动、需求调研、详细设计到系统配置与测试用了10个月时间,系统在12家试点单位试点运行5个月时间,随后在127家企事业单位开展数据准备和用户培训用了4个月时间,系统上线和验收用了1个月时间,项目整体历时20个月。在系统整体建设过程中引入了DevOps管理模式,系统各项功能基于微服务架构进行搭建,针对文档在线编辑、文档格式转换、数据保护等功能,具备了无需立项或二次开发就可以向企业内部更多系统提供公共服务的能力。

系统2.0的目标是在原有1.0系统基础上,从系统功能提升、系统架构升级、应用系统集成、档案利用支撑和智能馆库管理五方面入手,建成以数字资源为基础、安全管理为保障、网络利用为目标的数字档案管理系统。下一步,中国石油将按照企业数字化转型统一部署,围绕智能化方向,不断拓展系统功能,进一步实现档案业务的转型升级和价值创造。

撰文:高强、王强

图片:中国石油档案馆

编辑:魏湛卓

文章转载自:档案那些事儿微信公众号

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