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数字转型 单轨切换:中国石油数字档案管理系统特色与功能实现

发布时间:2020-07-27 浏览次数:

引子 

石油有“黑金”之称,中国石油天然气集团有限公司档案工作不断适应新形势、坚持与时俱进,走在企业前列,含金量越来越高。“事儿”曾有连续推文,从中可以了解发展脉络:

➡️ 2016年,【档案实务】中石油文档一体化管理调研感悟

➡️ 2018年,档案实务|当“概念”变为“现实”:跨上云平台的中国石油档案工作调研纪实

➡️ 2020年,中国石油档案馆在数字转型的过程中,进一步创新、拓展。“事儿”特约中国石油档案馆副馆长王强、档案信息化部副主任高强专文介绍,感谢分享!

 中国石油数字档案管理系统2.0单轨上线  

近日,中国石油天然气集团有限公司(以下简称“中国石油”)组织召开数字档案管理系统竣工验收会,与会专家一致同意通过验收。这标志着中国石油数字档案管理系统自2019年12月完成单轨切换和上线以来,正式在总部及下属139家企事业单位投入应用,为中国石油企业数字档案馆建设打下坚实基础。

2008年中国石油就启动了档案管理系统1.0的建设工作,并于2013年全面完成系统建设推广实施工作,在集团公司层面建立了集中统一的档案信息化系统,初步实现了档案收集、档案管理和档案利用等基础功能的在线应用,应用效果良好。

系统2.0是在国家档案局开展企业数字档案馆建设试点工作和中国石油打造“数字中国石油”背景下,建设以数字档案为基础、长久保存为保障、网络利用为目标的数字档案管理系统,共9大模块,从功能架构、应用架构、数据架构、软件架构、硬件及部署架构、集成架构、灾备架构、安全架构8个方面进行了全面的提升。

系统2.0于2017年12月全面启动建设工作,目前系统2.0保存全集团管理类、油气勘探开发类、建设项目类、会计类等各类档案2.24亿件,累计存储数据量已超213TB,日均归档量达65GB。

该系统遵照国家档案局《企业数字档案馆建设指南》有关指标要求,在全面兼容1.0系统已有档案收集整理功能的基础上,进一步开发建设,具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求。主要功能模块包括:档案收集、档案管理、档案保存、档案利用、基础管理、档案馆管理、工作评价、展示应用及桌面版共9大功能模块,在具体建设应用过程中进一步细化为100项二级功能。


系统2.0通过与大庆油田等12家试点单位建立“共建共享”的工作模式,组织试点单位深度参与系统建设,研提系统功能建议,优化系统功能,累计解决反馈意见及建议834条,确保在严格遵循可研批复的基础上,系统更加符合实际业务需求。 


中国石油数字档案管理系统功能与特色

1. 统一、丰富的档案收集渠道

在提供规范统一的在线录入、应用集成和数字化导入归档数据的基础上,增加档案征集功能和档案捐赠功能。用户可通过档案征集功能开展主题征集、内容审核和归档工作,用户也可将重要文献资料通过档案捐赠功能捐赠给档案部门。

 2. 主动便利的信息资源采集机制

自主开发了网页自动归档服务,可根据网页URL和链接级别进行自动爬网,按照归档数据要求将网页中的文字、图片、视频、动画等内容均可纳入爬网范围。目前系统2.0中的爬网数据范围主要是集团内网门户近两年发布的重要新闻专题。 

3. 基于文档协同的档案征编功能

基于文档在线编辑及版本控制功能,在档案资料在线征集的同时,帮助用户实现征集和编研文档的多人在线协同编辑,对每个用户编辑的内容进行版本管理,确保用户可以直观方便地进行文件存取、版本更新、历史版本浏览、文件版本比较、签出签入、版本回滚等操作并可恢复至任意历史版本。支持多个单位上报的档案资料的自动合并,按预定模板与规则自动生成资料征编成果,相关文档及成果亦可通过档案发布模块发布利用。2020年,集团人事部通过该平台在一个月时间内完成了124家单位编纂资料的汇总上报,累计完成2000余份电子文档的征集。

4. 实时掌控数据归档的基本情况

通过数据归档管理和查询功能,实时了解已集成对接系统(电子公文、合同管理、会计管理等)的数据归档情况;

通过随时调整不同业务数据归档服务的处理策略,调配系统归档公共服务向需求急迫的业务系统倾斜,减轻高并发数据归档带来的系统压力,确保归档服务的高可用性,并及时处理重复归档、元数据或非结构化数据缺失以及归档校验失败的数据,大大降低人工干预和数据检查核对工作量。

5. 基于业务的数据归档模块设计

通过微服务快速部署方式,将归档整理等功能前置于业务系统中,并在此基础上将归档范围、归档元数据、电子文件格式等要求前置于业务系统的归档整理功能中,实现将归档功能与前端业务需求深度融合。

例如按照自然资源部地质资料汇交要求,为油气田企业提供汇交资料(原始、成果)的自动生成功能,可提供配套的单井基础信息管理、汇交资料回传等功能,大大减轻了油气田档案部门汇交整理工作量。

6. 自动高效的档案四性检测功能

开发部署了针对电子文件和电子档案在文件归档环节、文件办结环节和档案长期保存环节的档案四性检测功能,其中真实性检测15项、完整性检测11项、可靠性性检测9项、可用性检测8项。可通过自动和人工干预的方式,开展系统自动和人工触发的档案四性检测工作。

通过图形化的方式进行可视化展示,便于用户及时了解数据质量信息并完成数据治理及长久保存等工作。

7. 稳定可靠的档案长久保存模块

在实现电子档案长久保存的基础上,开发电子文件格式维护功能,为未来电子档案迁移策略的制定提供数据基础,同时实现了长久数据包封装设置、档案数据包管理、档案导出日志等功能,打造了符合国家要求的电子档案长久保存系统。

8. 数据资源平台统一资源管理

以“数据资源平台”为核心开展集团归档数据资源的管理、展示和利用工作。可实现数据的分类检索、部门文档的聚类及查询,个人文档的上传及管理及相关利用数据的聚合分析等功能,实现全集团数字档案资源的集中统一管理和“一站式”利用服务,为档案资源的集约化管理和大数据分析利用奠定了基础。

9. 灵活的档案数据专题利用

基于人工智能技术,根据业务专题特点,分析档案著录项和电子文件内容,实现档案的自动聚类,支撑知识库建设。根据不同业务场景,建立各类精准化档案专项服务专题库,如集团公司统建信息系统专项验收专题库,按类别展示各信息系统项目,每个项目可根据建设阶段收集相关文档资料,为项目的审计、竣工验收等工作的远程在线开展提供支撑。

10. 内容丰富的档案数据统计展示


通过开发建设档案系统BI分析工具,提供高效计算能力和强大数据分析能力,可提供同期数据对比分析、不同类目细分数据分析、用户行为数据分析、数据来源分析、基础和综合表单分析以及聚类分析等多维度的数据分析服务;

通过数据分析看板,可以直观发现、分析、总结档案数据的运动规律;

通过系统形成的数据报告输出策略可定期输出系统运行数据分析报告,为管理者提供决策参考;

支持在大屏上进行实时展示,随时掌握数据运行状态。

11. 便捷高效的手机客户端

系统在多个业务环节应用人工智能技术以提升用户体验并提高工作效率,如数据搜索功能,基于人工智能算法进行搜索结果排序与推荐,并将用户行为数据融入学习算法中,实现基于用户习惯的搜索结果推荐;

档案整理功能中通过自动提取文件名作为缺省的档案题名,已经使近71.23%的用户不再直接手动录入题名,通过自动设置密级、保密期限、保管期限等著录项内容使得单条档案信息在线著录速度提升了近60%,极大的减少了用户工作量。

该系统于2017年12月全面启动建设工作,2019年12月在全集团139家单位正式上线运行,取得了包括“中国石油资源平台”在内共8项软件著作权,为集团公司提质增效和档案工作数字化转型提供有力支撑。

中国石油档案馆在数字转型的过程中不断实现档案管理系统的升级,加强研究不断创新档案管理模式,通过开发利用不断凸显档案的资产价值。

读罢系列推文,是否悟出中国石油档案管理数字转型的启迪?对中国石油数字档案管理系统特色印像最深之处?如有问题或想更进一步了解的地方,请文后留言,“事儿”将邀请作者在线回复、研讨。

撰文:王强、高强

图片:中国石油档案馆

编辑:魏湛卓

文章转载自:档案那些事儿微信公众号

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