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《记录的职责在危机中不会停止,它变得更加重要》

发布时间:2020-06-02 浏览次数:

在新冠疫情全球蔓延的背景下,国际档案理事会(International Council on Archives)和国际信息专员会议(International Conference of Information Commissioners),在文件管理者和行政管理者国际协会(ARMA International)、国际数据科学委员会(CODATA)、数字保存联盟(Digital Preservation Coalition)、研究数据联盟(Research Data Alliance)以及联合国教科文组织世界记忆和世界数据系统(UNESCO Memory of the World and World Data System)的支持下,发表了最新联合声明:《记录的职责在危机中不会停止,它变得更加重要》(《COVID-19: The duty to document does not cease in a crisis, it becomes more essential》)。

该声明在新冠疫情全球蔓延的背景下对信息和文件管理进行了研究。


声明译文如下:

《记录的职责在危机中不会停止,它变得更加重要》

我们,这一声明的签署人,呼吁世界各国政府、企业和研究机构记录他们现在和未来的决策和业务。

《转危为机——新型冠状病毒疫情为开展文献遗产工作争取更多支持》(《Turning the threat of COVID-19 into an opportunity for greater support to documentary heritage》)的教科文组织公报的基础上,该声明进一步呼吁公共部门和私营部门的决策者认识到文件管理和档案的价值。

声明基于以下三个原则:

一、必须对决策进行记录

随着各国政府采取前所未有的措施应对新冠疫情的蔓延,合理的文件管理比以往任何时候都更为重要。

各国政府正在做出一系列重大决定,涉及大量的市场干预、医疗保健和数十亿人的日常生活,以保障本国人民的社会、经济和文化福祉,维护法治。

新冠疫情的蔓延显示了获取各类数据为决策提供信息支持的益处,但这并没有减少对记录(如纸质文档、数据、算法、代码、视听资料)进行语境化处理的需求,也不能免除政府记录其数据分析过程、捕获关键信息的职责。

至关重要的是,这些决策的基础、决策本身和有关的高级决策者都应被彻底记录在案,以保证各国政府在紧急事件中及事后均可落实问责制,并使后代能够从我们的行动中吸取教训。

在目前的情况下,记录可能会有风险,因为新的工作方式在没有常规流程和基础设施的情况下被迅速采用。

对于在必须迅速部署的、临时性技术中生成的文件,应当采取紧急措施,解决其保存问题。

二、文件和数据应在所有部门得到保护和保存

记录的责任不仅在于政府,还在于商业机构、研究机构和教育机构。

新冠疫情的影响将是深远的,所有组织都需要认识到恰当的数据和文件管理的重要性。商业实体需要维护其必要的业务活动记录,以确保运营的连续性,明确权责,并将其作为向政府申请资助的凭证。

研究和教育机构,特别是参与疾病追踪、绘制和分析病原体基因组以开发疫苗的机构,必须确保相关记录和数据的准确性,并使其得到恰当的维护。

正确履行记录职责的实践,不仅将使得维护业务连续性、推动研究和创新成为可能,而且也将为后代提供危机管理的凭证信息。世界各地的科学家正在研究保存于档案馆的1918年流感大流行的档案,档案机构也终将成为新冠疫情档案的保管者。

当前,新冠疫情对经济和社会的影响需要得到证明,这不仅是为了预测和预防类似事件再度发生,还是为了了解这一事件将对当前和未来几代人产生的影响。

三、闭馆期间,应确保数字内容的安全性,加强保护,促进访问利用

研究新冠疫情以预防类似事件再次发生,依赖于文件管理服务和档案的存在,否则,就无法以文件和数据能够保存和访问的方式生成并捕获文件和数据。文件和档案不仅仅是标有“官方文件”的纸质文件,文件和文件保管者将会处理日益复杂的数字材料,比如算法和粗糙的原始数据。

随着新冠疫情的经济影响在世界各地蔓延,保护、获取和保存已倒闭公司和私营实体的文件也变尤为重要。只有这样,才能使之前事业的社会、文化及经济意义继续存在。

正如有必要就报告标准、规范和定义达成全球协议(如《2015-2030年仙台减灾框架》)一样,档案馆也有必要被确认为原始数据的保管者,并将原始数据作为构成复合数据和报告信息的基础。记录这些信息的责任并没有在危机中停止,它变得比以往任何时候都更加重要。

文件和档案是公共物品,实现了对记录的保存和维护,是实现信息获取与联合国可持续发展目标(Sustainable Development Goals,SDG2030)的关键要素,是新冠疫情期间的一项必要服务。

在新冠疫情蔓延全球的情况下,获取高质量的信息是打击假新闻的关键;开放透明有助于社会对政府行为的监督,包括其在抗击疫情中保护个人自由和行使社会权利方面的责任;同样,努力提高透明度有助于增强公民对政府机构的信心。

因此,必须对文件和档案进行妥善的管理,并建立可靠的电子管理基础设施,以确保良好的行政管理以及对公民权利的维护。

参考来源

1.ICA官网声明:

https://www.ica.org/en/covid-19-the-duty-to-document-does-not-cease-in-a-crisis-it-becomes-more-essential

2.声明原文链接:

https://www.ica.org/sites/default/files/covid_the_duty_to_document_is_essential.pdf

3.ICA:The role of archives in the #COVID-19 crisis

https://www.ica.org/en/the-role-of-archives-in-the-covid-19-crisis

4.The role of archives in the #COVID-19 crisis原文链接:

https://www.ica.org/sites/default/files/the_role_of_archives_in_the_covid_19_crisis.pdf

文案:杨泽贤

审核:南梦洁

来源:国际档案理事会微信公众号



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